Auf der Weihnachtsfeier werden in vielen Betrieben auch Geschenke für Mitarbeiter verteilt: eine Tasse, eine Isolierflasche, ein kleines Set mit Logo. Steuerfrei bleibt das nur, solange Feier und Präsent zusammen in einen gesetzlichen Rahmen passen – 110 Euro je Veranstaltung und teilnehmendem Beschäftigten, höchstens zweimal im Jahr, offen für alle. Wer im Oktober plant, kann Geschenk und Feier noch gemeinsam kalkulieren. Dieser Beitrag zeigt, was zu den Zuwendungen zählt, wie die Rechnung aussieht und was beim Überschreiten des Rahmens passiert.
Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung gehören nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG nicht zum Arbeitslohn, soweit sie 110 Euro je Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen – für bis zu zwei Veranstaltungen jährlich und nur, wenn die Feier allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Geschenke, die anlässlich der Feier überreicht werden, zählen nach Auffassung der Finanzverwaltung dazu. Was darüber liegt, kann der Arbeitgeber mit 25 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG) – seit dem 1. Januar 2026 ebenfalls nur bei einer Feier, die allen offensteht.
1. Warum die Weihnachtsfeier im Oktober eine Steuerfrage ist
Location, Essen und Getränke laufen häufig über die Personalabteilung, das Präsent für alle kommt aus einem anderen Budget und wird erst im November bestellt. Steuerlich gehören beide Posten zusammen: Der Rahmen, innerhalb dessen die Feier lohnsteuerfrei bleibt, gilt je Kopf für den ganzen Abend – das Geschenk verbraucht einen Teil davon. Dass die Weihnachtsfeier eine Betriebsveranstaltung ist, stellt die Finanzverwaltung ausdrücklich klar:
Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, z. B. Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern.BMF-Schreiben vom 14.10.2015, Tz. 1
Im Oktober liegen häufig die ersten Angebote für Raum und Bewirtung vor. Dann lässt sich der Wert des Geschenks noch so festlegen, dass die Summe im Rahmen bleibt – oder Sie entscheiden bewusst, den Überschuss pauschal zu versteuern. Warum Weihnachtspräsente ohnehin Vorlauf brauchen, erklärt unser Beitrag zur frühen Bestellung von Weihnachtsgeschenken.
2. Weihnachtsfeier: Geschenke für Mitarbeiter steuerfrei im 110-Euro-Rahmen
§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG erfasst „Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltung).“ Der entscheidende Satz folgt kurz darauf:
Soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG
Satz 4 ergänzt: „Satz 3 gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.“ Das Wort „soweit“ macht den Betrag zum Freibetrag: Steuerpflichtig wird nur der Teil über 110 Euro. Das Bundesfinanzministerium spricht ausdrücklich von der „Ersetzung der bisherigen lohnsteuerlichen Freigrenze durch einen Freibetrag“.
110 Euro je Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer, einschließlich Umsatzsteuer.
Bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr – Sommerfest und Weihnachtsfeier schöpfen das bereits aus.
Die Teilnahme muss allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen.
Zwei Abgrenzungen gehören in jede Planung. „Für die Begleitperson ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 Euro anzusetzen.“ (BMF) Und die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro (BMF), die seit dem 1. Januar 2022 gilt, lässt sich nicht obendrauf setzen: Die Verwaltung hält sie für Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen für nicht anwendbar. Wie diese Grenze außerhalb einer Feier funktioniert, steht in unserem Beitrag zur 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze für Mitarbeitergeschenke.
3. Was zu den Zuwendungen zählt – auch das Geschenk
Der Gesetzgeber hat den Begriff bewusst weit gefasst:
Zuwendungen im Sinne des Satzes 1 sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 2 EStG
Das BMF-Schreiben zählt die Posten einzeln auf, Geschenke stehen ausdrücklich in der Liste:
| Kostenposition | Zählt mit? | Hinweis |
|---|---|---|
| Speisen, Getränke, Musik, künstlerische Darbietungen | ja | Kern der Zuwendungen nach Tz. 2 |
| Raum, Beleuchtung, Eventagentur | ja | Kosten für den äußeren Rahmen |
| Sanitäter, behördliche Auflagen, Stornokosten, Trinkgelder | ja | auch wenn sie den Einzelnen nur abstrakt bereichern |
| Geschenk, anlässlich der Feier überreicht | ja | bis 60 Euro Wert je Arbeitnehmer einbeziehbar, darüber Einzelfallprüfung |
| Sachgeschenk, nachträglich an Verhinderte überreicht | ja | eine Barzuwendung als Ersatz dagegen nicht |
| Interne Selbstkosten (Lohnbuchhaltung, Abschreibung, Energie in eigenen Räumen) | nein | keine Aufwendungen gegenüber Dritten |
Für den Wert des Geschenks zieht ein im amtlichen Lohnsteuer-Handbuch abgedrucktes Antwortschreiben des Bundesfinanzministeriums an die Spitzenverbände der gewerblichen Wirtschaft eine praktische Linie:
Geschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 € nicht übersteigt, können als Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags nach Tz. 4 einbezogen werden; bei Geschenken, deren Wert je Arbeitnehmer 60 € übersteigt, ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie „anlässlich“ oder „nur bei Gelegenheit“ einer Betriebsveranstaltung zugewendet werden.BMF vom 07.12.2016, abgedruckt im Lohnsteuer-Handbuch 2026, Anhang 11a
Weil das Gesetz alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer erfasst, rechnen Sie beim Geschenk am sichersten mit dem kompletten Aufwand je Stück: Artikel, Veredelung, Verpackung und anteiliger Versand, jeweils brutto. Ein dokumentierter Stückwert von höchstens 60 Euro erspart die Einzelfallprüfung.
4. Beispielrechnung: das Geschenk in der Kostenrechnung der Feier
Wie der Anteil des Einzelnen ermittelt wird, legt das BMF-Schreiben fest: „Alle nach der Tz. 2. zu berücksichtigenden Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen“. Der Anteil einer Begleitperson wird dem Arbeitnehmer zugerechnet, der sie mitgebracht hat. Das Schreiben rechnet mit 10.000 Euro Gesamtkosten, 75 Arbeitnehmern und 25 Begleitpersonen (BMF). Die rechte Spalte ergänzt ein Geschenk mit dem Platzhalterwert G für jeden der 75 Arbeitnehmer:
| Rechenschritt | Beispiel des BMF (ohne Geschenk) | Mit Geschenk im Wert G je Arbeitnehmer |
|---|---|---|
| Gesamtaufwand einschließlich Umsatzsteuer | 10.000 Euro | 10.000 Euro + 75 × G |
| Anwesende Personen | 100 | 100 |
| Anteil je anwesender Person | 100 Euro | 100 Euro + 0,75 × G |
| 50 Arbeitnehmer ohne Begleitung | 100 Euro, steuerfrei | steuerfrei, solange G höchstens rund 13,33 Euro beträgt |
| 25 Arbeitnehmer mit Begleitung | 200 Euro, davon 90 Euro steuerpflichtig | 200 Euro + 1,5 × G, davon 90 Euro + 1,5 × G steuerpflichtig |
Das Geschenk verteilt sich rechnerisch auf alle Anwesenden, auch auf Begleitpersonen ohne eigenes Präsent. Und der Spielraum ist knapp, wenn die Feier selbst schon nahe an 110 Euro je Kopf liegt. Liegt der Anteil über 55 Euro je Person, überschreiten Beschäftigte mit Begleitung den Freibetrag schon ohne Geschenk.
Schätzen Sie die Rahmenkosten je anwesender Person (R), die Zahl der Anwesenden (P) und die Zahl der Beschenkten (N). Der Geschenkwert, bei dem Beschäftigte ohne Begleitung gerade im Freibetrag bleiben, liegt bei (110 Euro − R) × P ÷ N. Weil nur die tatsächlich Anwesenden zählen, erhöhen kurzfristige Absagen den Kopfbetrag – ein Puffer von einigen Euro gibt der Kalkulation Luft.
5. Wenn der Rahmen überschritten wird: Pauschalierung nach § 40 EStG
Der Teil über 110 Euro ist Arbeitslohn und kann regulär über die Lohnabrechnung versteuert werden. Alternativ steht die Pauschalierung offen: Nach § 40 Abs. 2 Satz 1 EStG kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer „mit einem Pauschsteuersatz von 25 Prozent erheben“, soweit er unter anderem
Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen zahlt, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG
„Der Arbeitgeber hat die pauschale Lohnsteuer zu übernehmen.“ (§ 40 Abs. 3 Satz 1 EStG) Bei der Einkommensteuerveranlagung der Beschäftigten bleiben pauschal besteuerter Arbeitslohn und pauschale Lohnsteuer außer Ansatz (Satz 3). In der Sozialversicherung sind „Einnahmen nach § 40 Abs. 2 des Einkommensteuergesetzes“ nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV kein Arbeitsentgelt – laut Satz 2 aber nur, soweit sie „mit der Entgeltabrechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum lohnsteuerfrei belassen oder pauschal besteuert werden“. Für eine Feier im Dezember heißt das: Die Kosten sollten vorliegen, bevor die Dezember-Abrechnung läuft.
Das Steueränderungsgesetz 2025 hat § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG neu gefasst, die Änderung gilt nach Art. 12 Abs. 2 des Gesetzes seit dem 1. Januar 2026. Seitdem setzt auch die Pauschalierung mit 25 Prozent voraus, dass die Feier allen offensteht. Ältere Hinweise, nach denen ein Abend nur für einen ausgewählten Kreis mit 25 Prozent pauschal versteuert werden konnte, betreffen die frühere Rechtslage. Ob für einen solchen Abend eine andere Form der Pauschalierung in Betracht kommt, klärt Ihre Steuerberatung.
Ist die Veranstaltung gar keine Betriebsveranstaltung, scheiden Freibetrag und 25-Prozent-Pauschalierung nach dem BMF-Schreiben von vornherein aus; dann ist nach allgemeinen Grundsätzen zu prüfen, ob Arbeitslohn vorliegt.
6. Offen für alle: Teilnehmerkreis, Abteilungsfeier, dritte Feier
An der Offenheit hängen beide Vergünstigungen. Zudem muss sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen und deren Begleitpersonen zusammensetzen (BMF, Tz. 1). Vier Konstellationen sind besonders häufig:
Die klassische Weihnachtsfeier mit Einladung an alle. Einladung und Verteiler können das Offenstehen auch dann belegen, wenn nicht alle kommen.
Begünstigt, wenn alle Beschäftigten dieser Einheit teilnehmen können und sich die Begrenzung „nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt“ (BMF).
Ein Abend nur für Führungskräfte oder für Beschäftigte mit erreichtem Ziel: kein Freibetrag und seit 2026 keine Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG.
Bei mehr als zwei Betriebsveranstaltungen können nach dem BMF-Schreiben die beiden ausgewählt werden, für die der Freibetrag gelten soll.
Für Kunden oder Geschäftspartner als Gäste gilt der Freibetrag nicht; das Gesetz spricht von Arbeitnehmern und deren Begleitpersonen. Präsente an externe Gäste folgen eigenen Regeln, die unser Beitrag zu Geschenken an Geschäftspartner erläutert.
7. Geschenke für Beschäftigte, die nicht teilnehmen
Schichtdienst, Urlaub, Krankheit: Nicht jeder ist am Abend dabei. Naheliegend ist, das Präsent zurückzulegen oder nachzuschicken. Das BMF-Schreiben behandelt genau diesen Fall:
Dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte BarzuwendungBMF-Schreiben vom 14.10.2015, Tz. 2
Das nachgereichte Sachgeschenk bleibt eine Zuwendung anlässlich der Feier, ein Geldbetrag als Ersatz nicht. Offen lässt das Schreiben, ob für Nicht-Teilnehmende der Freibetrag angesetzt werden kann – das Gesetz knüpft ihn an den „teilnehmenden Arbeitnehmer“. Für steuerpflichtige Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung verweist das Schreiben auf § 40 Abs. 2 EStG. Wie nachgereichte Präsente abgerechnet werden, sollte die Lohnbuchhaltung vorab festlegen.
Verzichtet ein Betrieb ganz auf eine Feier und verteilt die Präsente einfach, fehlt der Anlass, an den § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG anknüpft. Dann gelten die allgemeinen Regeln für Sachzuwendungen, etwa die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze aus dem oben verlinkten Beitrag.
8. Welche Präsente zur Feier passen
Ein Geschenk zur Weihnachtsfeier muss sich an einem Abend übergeben lassen und sollte danach im Alltag einen Platz finden. Bewährt haben sich Artikel mit klar kalkulierbarem Stückwert, überschaubarer Größe und einer Fläche für ein dezentes Logo: Tassen, Isolierflaschen, Notizbücher, Decken oder kleine Sets.
Dieses schwarze Karton-Geschenkset enthält drei Artikel: eine doppelwandige Vakuumtrinkflasche aus Edelstahl mit 530 ml Volumen und Kupferisolierung, die Getränke 12 Stunden warm und 48 Stunden kalt hält, mit Schraubvers …
Ein einheitliches Präsent vereinfacht die Kostenrechnung, weil der Stückwert für alle gleich ist. Wer Varianten anbietet, etwa bedruckte Notizbücher oder Artikel aus dem Bereich Trinkgefäße und Küchenzubehör, legt für die 60-Euro-Prüfung am sichersten den Wert der teuersten Variante zugrunde.
Ein Präsent, das in die Rechnung gehört
Ein Tassenset wird am Abend überreicht und zählt damit zu den Zuwendungen der Feier – den Stückwert einschließlich Veredelung und Verpackung nehmen Sie am besten vorab in die Kostenrechnung auf.
Zum Produkt9. Dokumentation: was die Lohnbuchhaltung braucht
Den Freibetrag wendet der Arbeitgeber selbst an, wenn er den Arbeitslohn ermittelt; bei einer Prüfung muss sich die Rechnung nachvollziehen lassen. Für pauschal versteuerte Beträge, die sich nicht ohne Weiteres einzelnen Beschäftigten zuordnen lassen, schreibt § 4 Abs. 2 Nr. 8 LStDV vor, dass „sie in einem Sammelkonto anzuschreiben“ sind. In die Akte zur Feier gehören:
- Einladung und Verteiler als Nachweis, dass die Feier allen offenstand
- Teilnehmerliste mit tatsächlich Anwesenden und Begleitpersonen
- Alle Rechnungen Dritter einschließlich Umsatzsteuer, auch Stornokosten und Trinkgelder
- Stückwert des Geschenks mit Artikel, Veredelung und Verpackung
- Liste der nachträglich überreichten Geschenke mit Datum
- Berechnung des Anteils je Person und des steuerpflichtigen Überschusses
Umsatzsteuerlich zieht das BMF-Schreiben eine eigene Linie: Übersteigt der Betrag je Arbeitnehmer und Veranstaltung „die Grenze von 110 € einschließlich Umsatzsteuer“, geht die Verwaltung von einer überwiegend privat veranlassten Zuwendung aus – mit Folgen für den Vorsteuerabzug, die Ihre Buchhaltung bewerten sollte.
10. Zeitplan von Oktober bis zur Dezember-Abrechnung
Die folgende Abfolge hält Steuer, Einkauf und Veredelung zusammen; die tatsächlichen Fristen hängen von Artikel, Menge und Verfahren ab.
Wie die Freigabe von Layout und Muster abläuft, beschreibt unser Beitrag vom Layout zur Druckfreigabe. Für die Vorauswahl helfen diese Bereiche:
11. Häufige Fragen zu Geschenken bei der Weihnachtsfeier
Gilt der Freibetrag je Feier oder je Jahr?
Je Feier: 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer, für bis zu zwei Veranstaltungen jährlich. Bei mehr Veranstaltungen lassen sich in der Regel die beiden begünstigten auswählen.
Zählt ein Geschenk mit Firmenlogo zu den 110 Euro?
Wird es anlässlich der Feier überreicht, in der Regel ja. Bis 60 Euro Wert je Arbeitnehmer kann es nach Verwaltungsauffassung einbezogen werden; darüber wird der Einzelfall geprüft.
Lässt sich die 50-Euro-Sachbezugsgrenze zusätzlich nutzen?
Für Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung hält die Finanzverwaltung sie für nicht anwendbar. Sie kommt typischerweise bei Geschenken außerhalb einer Feier in Betracht.
Was passiert, wenn weniger Gäste kommen als angemeldet?
Die Kosten werden auf die tatsächlich Anwesenden verteilt, der Anteil je Person steigt – je nach Kalkulation auch über den Freibetrag. Ein Puffer im Kopfbudget fängt das in der Regel auf.
Kann der Betrieb die Steuer auf den Überschuss übernehmen?
Ja, über die Pauschalierung mit 25 Prozent, sofern die Feier allen offenstand. Die Steuer trägt der Arbeitgeber; sozialversicherungsfrei bleibt der Betrag in der Regel, wenn die Pauschalierung mit der Entgeltabrechnung des Abrechnungszeitraums erfolgt.
Was gilt für Beschäftigte, die an dem Abend fehlen?
Ein nachgereichtes Sachgeschenk zählt zu den Zuwendungen anlässlich der Feier, ein Geldbetrag als Ersatz nicht. Ob der Freibetrag greift, ist je nach Fall mit der Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung zu klären.